Аккредитация спортивно-массовых мероприятий, выставок, конференций
Компания «Софит» с 1996 года занимается аккредитационной деятельностью. Если театр начинается с вешалки, то любое мероприятие начинается с аккредитации. Ведь мы первые встречаем всех гостей и участников. И это – очень большая ответственность. Быстро и качественно проведенная аккредитация оставляет приятное впечатление и хорошую память о самом мероприятии. Многие сохраняют аккредитационную карту как сувенир.
Нашими силами были проведены аккредитации следующих мероприятий: «Санкт-Петербургский Международный Экономический Форум», «Международный теннисный турнир St. Petersburg Open», «Международный теннисный турнир SPb Ladies Trophy», «Кубок мира по фехтованию. Гран-При FIE», «Турнир мировой серии SWATCH по пляжному волейболу», выставка «Передовые Технологии Автоматизации», «Кубок Европейских Чемпионов по Хоккею», аккредитация прессы ФК «Зенит», Чемпионат Мира по Артистическому Пулу, «Global Gathering», «Чемпионат Мира по Боулингу» и многие другие.
Аккредитация – это процесс учета и выдачи какого-либо документа (аккредитационной карты), билета, пропуска, бейджа, подтверждающего право человека на доступ в определенную зону или к необходимой информации на период проведения мероприятия. Аккредитация повышает безопасность мероприятия. Вместе с выдачей документа происходит формирование базы данных, по которой возможно после получить полезные отчеты: сколько пришло людей, кто приходил, когда и пр.
Аккредитационная карта или бейдж – полиграфическая продукция. Карта может быть выполнена на бумаге, пластике или даже на металле. Размеры карт любые. Главное – информация на карте. Аккредитационные карты могут быть персональными или обезличенными, т. е. содержать или не содержать информацию о владельце (ФИО, фото, должность и пр.).
Печать аккредитационной карты по шагам:
- Разработка макета. Карты могут быть разные для разных категорий (организаторы, пресса, VIP, гости, участники и пр.).
- Ламинированный бейдж — сначала печатаются заготовки с общей (неизменяемой) информацией, а затем в режиме он-лайн возможно допечатывать карты с переменными данными. Это в случае, если база данных заранее неизвестна.
- Бумажный бейдж лучше после печати заламинировать или поместить в кармашек. К нему требуется только соответствующее крепление: кармашек, клипса, лента цветная или лента с полноцветной печатью
- При печати на карте может стоять следующая переменная информация: ФИО владельца, фотография, штрих-код, номер карты, категория карты, зоны доступа, дата выдачи, срок действия, справочная информация. Для защиты от подделки может использоваться голограмма.
Наши работы
Что может включать в себя услуга по аккредитации?
- Разработка макета бэджа для разных групп участников и гостей мероприятия.
- Изготовление ламинированных бэджей любого размера и толщины (изготовить бэджи можно заранее по предоставленным Заказчиком спискам участников или печатать бэджи в режиме реального времени непосредственно на мероприятии).
- Фотографирование участников мероприятия с помощью профессиональной цифровой камеры.
- Кодировка информации посредством штрих-кода. Защита от подделки.
- Формирование базы данных участников мероприятия с возможностью статистической обработки и снятия любых отчетов во время мероприятия и после.
- Анкетирование участников мероприятия.
- Работа с базой данных после окончания мероприятия: аналитические отчеты, маркетинговые исследования, рассылка любой информации участникам (реклама, приглашения на последующие или на иные мероприятия).
Аккредитационных станций может быть как одна, так и несколько.
Такой комплексный подход невозможен без соответствующей технической и программной базы. Для проведения высокого уровня аккредитации потребуется современное цифровое оборудование: компьютеры, фотокамеры, принтеры, ламинаторы, специальные программы для работы с базами данных.
Еще одним немаловажным пунктом для проведения качественной и быстрой аккредитации является профессиональное программное обеспечение. Программа должна не только распечатывать макеты карт, но и формировать базы данных, фильтровать их, делать всевозможные отчеты, фотосъемку и пр. Организаторам крайне важна эта информация. Ведь по ней можно делать базу для следующего мероприятия, или проводить какие-либо опросы и приглашения.
Важна и предварительная подготовка перед аккредитацией. Создание списков приглашенных, базы участников. Здесь главное никого не обидеть, но и не выдать лишних карт. И на все это организаторам следует уделить огромное внимание.
Если вся эта работа сделана грамотно и профессионально, аккредитационная карта, выполнив свои функции, останется знаком доброй памяти о прошедшем мероприятии.
Посетите нашу группу ВКонтакте